EasyHours
Probar gratis

Guía legal para España

Registro horario digital obligatorio en España: estado de la reforma y qué exige hoy la ley

Revisado el 3 de octubre de 2026

El registro horario digital obligatorio todavía no está en vigor. El Ministerio de Trabajo tramita un real decreto que obligaría a todas las empresas a registrar la jornada por medios digitales, con acceso remoto para la Inspección de Trabajo. A 3 de octubre de 2026 no lo ha aprobado el Consejo de Ministros ni se ha publicado en el BOE.

Lo que sí es obligatorio desde 2019 es el registro diario de jornada del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores: hora de inicio y de fin de cada jornada, conservada cuatro años y a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección. Esta guía explica qué cambiaría con el real decreto, cuándo podría aplicarse y cómo preparar el fichaje digital sin esperar al BOE.

Probar EasyHours gratisVer cómo funciona EasyHours
  • Estado de la reforma revisado el 3 de octubre de 2026
  • Comprobado en el BOE y en el texto del Ministerio de Trabajo
  • Norma vigente: artículo 34.9 ET y RDL 8/2019
  • Incluye checklist para preparar el fichaje digital

Información general para empresas en España, no asesoramiento legal. El texto del real decreto puede cambiar antes de su aprobación.

Fichaje

EasyHours

EasyHours

Laura

Laura

¿Lista para empezar?

Entrada a las --:--
Calle de Alcalá 42, Madrid
Fichar
Registros
Horario
Menú

En esta guía

Respuesta rápida

El registro diario es obligatorio; el formato digital, todavía no

Todas las empresas deben registrar cada día la jornada de cada persona trabajadora desde mayo de 2019. Lo que aún no es obligatorio es hacerlo por medios digitales: esa exigencia está en un proyecto de real decreto que, a 3 de octubre de 2026, sigue sin aprobarse ni publicarse en el BOE.

La obligación no depende del tamaño de la empresa. La guía del Ministerio de Trabajo explica que el registro horario se aplica, con carácter general, a las personas trabajadoras incluidas en el ámbito del Estatuto de los Trabajadores, también cuando trabajan en movilidad, a distancia o con horarios flexibles.

La ley no impone un único formato para todos los casos. El sistema se organiza mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o, si no existe, decisión empresarial previa consulta con la representación legal de las personas trabajadoras. Lo importante es que el registro sea diario, claro, conservable y disponible cuando proceda.

Si tu empresa sigue con papel o Excel, no incumple solo por el formato. Pero si el real decreto se aprueba en los términos conocidos, tendrás que pasar a un sistema digital con registro personal e inmediato, historial de cambios y acceso remoto para la Inspección. Conviene elegirlo con tiempo.

Obligaciones principales

Qué debe cubrir el control horario obligatorio

El registro no debería ser solo una hoja al final del mes. Debe permitir acreditar cómo se ha registrado la jornada diaria real y cómo se han gestionado incidencias, pausas, correcciones y acceso a los datos.

RequisitoQué significa en la prácticaCómo puede ayudar EasyHours
Registro diarioCada día trabajado debe quedar registrado para cada persona trabajadora. No basta con un calendario teórico, un cuadrante previsto o una estimación mensual.La persona ficha entrada, salida y pausas desde móvil o web, con registros organizados por día.
Inicio y fin de jornadaEl artículo 34.9 exige que el registro incluya el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo.Cada fichaje queda asociado a fecha, hora, usuario y estado de la jornada.
Flexibilidad compatibleRegistrar la jornada no elimina la flexibilidad horaria. El sistema debe reflejar la jornada real dentro de las reglas pactadas o aplicables.Los responsables pueden revisar jornadas variables, correcciones e incidencias antes de exportar.
Consulta o acuerdo internoLa organización y documentación del registro se fija por convenio, acuerdo de empresa o decisión empresarial previa consulta cuando corresponda.El flujo puede configurarse con roles de empleado, responsable y administración para sostener una política interna clara.
DisponibilidadLos registros deben permanecer a disposición de la plantilla, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.Los informes se centralizan y pueden exportarse para revisión interna, asesoría o inspección.
Conservación durante 4 añosLa empresa debe conservar los registros diarios durante cuatro años.El histórico queda ordenado en una plataforma central, sin depender de hojas sueltas o archivos locales.
Horas extra y tiempo parcialEl registro diario puede convivir con obligaciones específicas sobre horas extraordinarias, contratos a tiempo parcial y jornadas especiales.Los informes ayudan a detectar totales inusuales, horas extra, ausencias y registros incompletos.

Marco legal

Reforma 2026, norma vigente y marco europeo

Primero, el estado del real decreto de registro horario digital. Después, lo que ya exige el Estatuto de los Trabajadores y el origen europeo de la obligación.

Ir a un apartado

Reforma del registro horario: dónde está el real decreto

El 30 de septiembre de 2025 el Consejo de Ministros autorizó la tramitación urgente del Proyecto de Real Decreto por el que se desarrolla el Estatuto de los Trabajadores en materia de registro de jornada, y en octubre de 2025 el Ministerio de Trabajo lo sometió a audiencia e información pública.

En marzo de 2026 el Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable: entre otras objeciones, consideró que parte de las obligaciones exceden lo que puede regularse por reglamento. El dictamen no es vinculante, y el Ministerio ha anunciado que adaptará el texto. A 3 de octubre de 2026 el real decreto no ha pasado por el Consejo de Ministros ni se ha publicado en el BOE, y no hay fecha oficial.

Según el texto sometido a audiencia, entraría en vigor a los 20 días de su publicación en el BOE. Ese plazo y el resto del contenido pueden cambiar en la versión final, así que revisaremos esta página cuando se publique.

Qué cambiaría según el proyectoQué significa para la empresa
Registro por medios digitalesTodas las empresas registrarían la jornada diaria de cada persona en su lugar de trabajo por medios digitales. El papel solo serviría ante una incidencia técnica justificada, pasando después los datos al sistema digital.
Asiento personal e inmediatoCada persona registraría su jornada de forma personal, directa e inmediata al empezar y terminar, no al final de la semana ni por un responsable.
Contenido mínimo más amplioInicio y fin de jornada y de cada pausa con hora y minuto, trabajo presencial o a distancia, horas ordinarias, extraordinarias o complementarias, y totales diarios y mensuales.
Cambios con huellaCualquier modificación necesitaría la autorización de la empresa y de la persona trabajadora y dejaría constancia de quién la hizo y cuándo.
Acceso remoto para la InspecciónLa Inspección de Trabajo podría consultar el registro en cualquier momento, de forma remota o presencial. La plantilla tendría acceso inmediato y un resumen junto con la nómina.
Protocolo internoLa empresa elaboraría, previa consulta con la representación legal, un protocolo de organización y documentación del registro.

España: artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores

El Real Decreto-ley 8/2019 modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores e introdujo la obligación de registro diario de jornada. Desde el 12 de mayo de 2019, la empresa debe garantizar ese registro para las personas trabajadoras incluidas en el ámbito del Estatuto.

La norma exige registrar el inicio y la finalización de la jornada diaria, organizar y documentar el sistema mediante convenio, acuerdo o decisión empresarial previa consulta, conservar los registros durante cuatro años y mantenerlos disponibles para trabajadores, representantes e Inspección.

El Ministerio de Trabajo aclara que el sistema concreto puede ser manual, digital o mediante plataforma, siempre que cumpla la finalidad del registro. En la práctica, las empresas suelen preferir un sistema digital porque reduce pérdidas, correcciones invisibles y reconstrucciones de memoria.

TemaImplicación práctica
Personas cubiertasRegla general para trabajadores incluidos en el Estatuto de los Trabajadores; revisa relaciones especiales, autónomos y supuestos excluidos.
Contenido mínimoInicio y fin de la jornada diaria de cada persona trabajadora.
FormatoLa ley no fija un único formato, pero el sistema debe ser claro, disponible y conservable.
ConservaciónCuatro años a disposición de trabajadores, representantes e Inspección.

Unión Europea: sistema objetivo, fiable y accesible

La sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea en el asunto C-55/18, CCOO contra Deutsche Bank, reforzó la necesidad de que los Estados miembros exijan un sistema que permita computar la jornada laboral diaria de cada trabajador.

La Directiva 2003/88/CE también marca límites y descansos relevantes: límite medio de 48 horas semanales incluyendo horas extra, descanso durante la jornada cuando proceda, descanso diario mínimo y descanso semanal mínimo. España concreta la obligación de registro en su normativa laboral.

Tema UEImplicación práctica
Registro de jornada diariaEl sistema debe permitir comprobar la jornada diaria realizada por cada trabajador.
FiabilidadConviene evitar procesos que se puedan alterar sin rastro o reconstruir solo al final del mes.
Descansos y límitesEl registro ayuda a probar cumplimiento de jornada máxima, descansos y horas extra.

Otros mercados

Esta página está escrita solo para el mercado español. Otros países de la UE pueden tener reglas, plazos de conservación, sanciones y excepciones diferentes.

Conservación

Cuánto tiempo hay que conservar los fichajes

El plazo clave para el registro diario de jornada en España es de cuatro años. Puede haber otros plazos laborales, fiscales o sectoriales para documentación relacionada.

ÁmbitoPlazoBase
España - registro diario de jornada4 añosArtículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores
España - horas extraordinariasRevisar obligación específica y convenioArtículo 35.5 ET y normativa aplicable
España - contratos a tiempo parcialRevisar resumen mensual y reglas específicasArtículo 12.4.c ET
Unión EuropeaSegún cada Estado miembroDirectiva 2003/88/CE y normativa nacional

Riesgo

Sanciones por no cumplir el control horario

El incumplimiento puede tratarse como infracción grave en materia de jornada. La cuantía depende de la graduación, el caso concreto, la actuación inspectora y otros incumplimientos asociados.

España

Infracción grave: de 751 a 7.500 euros

La LISOS sanciona las infracciones graves en materia de relaciones laborales con multas de 751 a 7.500 euros, según grado mínimo, medio o máximo. Las infracciones sobre jornada y registro pueden encajar en este marco.

BOE - LISOS, artículo 40

España

El riesgo no es solo la multa

Un registro incompleto puede complicar la prueba de horas extra, descansos, jornadas reales, teletrabajo, tiempo parcial o reclamaciones salariales. También consume tiempo de administración y asesoría durante una inspección.

España

No conviene depender de reconstrucciones

Cuadrantes previstos, hojas firmadas tarde o Excel dispersos son más difíciles de defender que un proceso diario con historial, revisión y exportación ordenada.

Formato

¿Sirven Excel o papel para el control horario?

Hoy la normativa no impone un software concreto: Excel o papel pueden ser válidos si el proceso cumple la obligación real. Si se aprueba el real decreto de registro horario digital, dejarían de servir como sistema habitual. Y ya ahora fallan cuando hay muchos empleados, turnos, pausas, teletrabajo, correcciones o varios centros.

Excel o papelSoftware de control horario
Rápido para empezarMás consistente para el uso diario
Correcciones difíciles de auditarHistorial de cambios y revisión de responsables
Archivos dispersos por mes o centroRegistros centralizados por persona y periodo
Más riesgo de fichajes olvidadosAvisos e incidencias visibles antes del cierre
Exportación manualInformes en CSV o Excel listos para revisar
Acceso de empleados más incómodoConsulta y solicitudes de corrección desde la app
Probar EasyHours gratisVer plantilla en Excel

Privacidad

Control horario, GPS y datos de empleados

El control horario debe ser transparente y proporcional. Si una empresa usa móvil, geolocalización, geocercas, fotos, códigos QR o dispositivos compartidos, debe explicar qué datos recoge, con qué finalidad, quién accede a ellos y durante cuánto tiempo se conservan.

La guía del Ministerio recuerda que si el sistema exige dispositivos digitales, videovigilancia o geolocalización, deben respetarse los derechos de intimidad y protección de datos. Para una pyme, eso significa comunicar la política antes de implantarla y no convertir el registro de jornada en vigilancia continua.

Checklist de privacidad

PreguntaEnfoque recomendado
¿Para qué se recoge el dato?Explica que el fin es registrar jornada, revisar incidencias, preparar informes y cumplir obligaciones laborales.
¿Qué datos se guardan?Enumera hora, fecha, usuario, estado, pausas, correcciones, proyecto o ubicación si se usa.
¿Se usa GPS?Actívalo solo cuando sea necesario para equipos móviles o centros concretos, y evita seguimiento fuera de jornada.
¿Quién puede ver los registros?Limita el acceso a empleados, responsables, administración y perfiles necesarios.
¿Cómo se corrige un error?Permite solicitudes de corrección con revisión, motivo e historial visible.
¿Durante cuánto tiempo se conserva?Aplica al menos los cuatro años del artículo 34.9 y revisa si otro plazo exige conservar más.

EasyHours

Cómo encaja EasyHours en el control horario obligatorio

EasyHours no sustituye a una asesoría laboral ni decide si tu convenio exige algo adicional. Sí ayuda a crear un proceso de registro diario sencillo, revisable y exportable para pymes que quieren dejar atrás hojas sueltas y cierres manuales.

app.easyhours.eu

Aprobaciones

SemanalQuincenal
Semana 12 · 16-22 mar
8pendientes
3con anomalías
41,2 hmedia / semana
EmpleadoHorasAnomalías
Sergio López

Sergio López

Encargado

41 h 30 m
Horas extra martes
Ana Martínez

Ana Martínez

Electricista

38 h 45 m
Sin incidencias
Carlos Ruiz

Carlos Ruiz

Instalador

42 h 00 m
Falta miércoles
Marta García

Marta García

Jefa de obra

40 h 00 m
Sin incidencias
Laura Sánchez

Laura Sánchez

Instaladora

47 h 30 m
Supera el tope de 45 h
Última aprobación masiva · 5 partes por responsable · lun 10:12
3 seleccionados
Función de EasyHoursBeneficio para cumplimiento
Fichaje desde móvil y webFacilita que cada persona registre inicio, fin y pausas en el momento real.
Vista de responsablesPermite revisar fichajes incompletos, jornadas extrañas y solicitudes de cambio antes del cierre.
Correcciones revisablesEvita cambios invisibles y ayuda a documentar por qué se corrigió un registro.
Informes por periodoAgrupa los datos por empleado, día, semana o mes para asesoría, nómina o inspección.
Exportación CSV y ExcelEntrega datos ordenados sin rehacer fórmulas o buscar archivos dispersos.
Ubicación y geocercas opcionalesAyuda en equipos móviles cuando se usa de forma transparente y proporcional.
Acceso de empleadosLa plantilla puede consultar sus registros y pedir correcciones cuando algo no encaja.
Probar EasyHours gratisHablar con nosotros

Checklist

Checklist para implantar el fichaje obligatorio en una pyme

Antes de cambiar el sistema, define el proceso completo: qué se registra, quién revisa, cómo se corrige y cómo se entrega la información si la piden.

  1. 1Confirma qué personas trabajadoras están cubiertas por el registro diario y qué casos especiales deben revisarse.
  2. 2Revisa convenio, acuerdo de empresa, teletrabajo, tiempo parcial, horas extra y jornadas especiales.
  3. 3Define qué se ficha: entrada, salida, pausas, incidencias, proyecto, centro o ubicación si procede.
  4. 4Consulta o acuerda el sistema con la representación legal cuando corresponda.
  5. 5Comunica a la plantilla la finalidad, datos recogidos, acceso, conservación y proceso de corrección.
  6. 6Configura responsables que revisen fichajes incompletos o inusuales de forma regular.
  7. 7Prepara informes mensuales y exportaciones por persona y periodo.
  8. 8Conserva los registros durante cuatro años en un lugar accesible y ordenado.
  9. 9Evita depender solo de cuadrantes previstos, capturas sueltas o hojas firmadas al final del mes.
  10. 10Programa una revisión periódica con asesoría laboral cuando cambie la norma, el convenio o la organización del trabajo.

Texto editable

Ejemplo de aviso interno para la plantilla

Un texto sencillo que puedes adaptar antes de implantar o cambiar el sistema de control horario.

Asunto: Nuevo proceso de registro de jornada

A partir del [fecha], usaremos EasyHours para registrar la jornada diaria. El objetivo es tener un registro claro de entradas, salidas, pausas e incidencias, y facilitar la revisión de horas trabajadas.

Cada persona deberá fichar al iniciar y finalizar su jornada, y registrar las pausas o incidencias indicadas en nuestra política interna. Si olvidas un fichaje o detectas un error, solicita una corrección a [responsable].

Los registros se conservarán según la normativa aplicable y estarán disponibles para las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo cuando proceda. Explicaremos el funcionamiento en [fecha de formación].

Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes sobre el registro horario obligatorio

  • ¿Desde cuándo es obligatorio el control horario en España?+

    Desde el 12 de mayo de 2019 para la obligación general del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducida por el Real Decreto-ley 8/2019.

  • ¿Qué debe incluir el registro horario?+

    Debe incluir el registro diario de jornada con el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora. En la práctica, registrar pausas, incidencias y correcciones ayuda a interpretar mejor la jornada real.

  • ¿Es obligatorio el registro horario digital?+

    Todavía no. A 3 de octubre de 2026 el real decreto que lo exigiría no ha sido aprobado por el Consejo de Ministros ni publicado en el BOE. La norma vigente, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, exige un registro diario de jornada pero no impone un formato concreto.

  • ¿Cuándo entra en vigor el fichaje digital obligatorio?+

    No hay fecha oficial. El texto que el Ministerio de Trabajo sometió a audiencia pública prevé la entrada en vigor a los 20 días de su publicación en el BOE, pero tras el dictamen desfavorable del Consejo de Estado (marzo de 2026) el texto se está revisando y el plazo puede cambiar.

  • ¿Es obligatorio fichar los descansos?+

    El artículo 34.9 exige registrar el inicio y el fin de la jornada; las pausas dependen de cómo se organice el registro en tu convenio o acuerdo. El proyecto de real decreto sí exigiría registrar el inicio y el fin de cada pausa que no cuente como tiempo de trabajo efectivo, así que conviene fichar ya los descansos.

  • ¿Puedo usar Excel o papel?+

    Hoy sí, si cumplen la finalidad del registro: la ley no exige una herramienta concreta. Con el real decreto en tramitación, el registro tendría que hacerse por medios digitales, con asientos personales, historial de cambios y acceso remoto para la Inspección, algo que una hoja de papel o un Excel compartido no ofrecen.

  • ¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros?+

    Cuatro años. Durante ese plazo deben permanecer a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

  • ¿Afecta también a trabajadores en remoto o móviles?+

    Sí, con carácter general. La guía del Ministerio menciona expresamente trabajadores móviles, comerciales, temporales, a distancia y otros supuestos, sin perjuicio de relaciones especiales o reglas sectoriales.

  • ¿Los autónomos sin empleados tienen que llevar registro horario?+

    El artículo 34.9 ET se refiere a empresas respecto de personas trabajadoras incluidas en el Estatuto de los Trabajadores. Un autónomo sin empleados no está en esa situación, aunque puede tener otras obligaciones de facturación, fiscales o contractuales.

  • ¿Qué sanción puede recibir una empresa?+

    Las infracciones graves en materia de relaciones laborales se sancionan, con carácter general, de 751 a 7.500 euros según la LISOS. La cuantía concreta depende del caso, la graduación y posibles incumplimientos asociados.

  • ¿EasyHours garantiza el cumplimiento legal?+

    EasyHours ayuda a registrar jornada, revisar incidencias y exportar informes. El cumplimiento también depende de tu convenio, política interna, contratos, protección de datos, asesoría laboral y uso real del sistema.

Siguientes pasos

Páginas relacionadas de EasyHours

Si estás comparando opciones, estas páginas cubren la parte operativa del control horario, la app de fichaje y la alternativa en Excel.

Fuentes

Fuentes usadas en esta guía

Esta guía ofrece información general sobre control horario obligatorio y registro de jornada en España. No es asesoramiento legal. La aplicación puede variar por convenio, sector, relación laboral, jornada especial, teletrabajo, protección de datos y reformas publicadas después del 3 de octubre de 2026.

Última actualización: 2026-10-03

Prueba EasyHours

Control horario diario sin cerrar el mes a mano

EasyHours ayuda a tu equipo a fichar, corregir incidencias, revisar registros y exportar informes claros para administración, asesoría e inspecciones.

Probar EasyHours gratisHablar con nosotros