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Por EasyHours | 3 de abril de 2025
Una guía sobre las ventajas del registro digital de tiempo
Etiquetas: registro de tiempo de trabajo, requisitos legales, normativas ue, tiempo de trabajo, tiempo de descanso, registro de tiempo, legislación española
Las pequeñas y medianas empresas en España se enfrentan a un nuevo requisito: Todo el tiempo de trabajo de los empleados debe registrarse diariamente desde el 1 de julio de 2024. Muchas están considerando, por tanto, cómo cumplir mejor con el requisito legal: ¿usar formularios en papel, rellenar una hoja de horas en Excel, o invertir en un sistema digital? En esta publicación analizamos más de cerca por qué el registro digital del tiempo de trabajo suele ser la mejor solución. Explicamos en un lenguaje claro y tranquilo las ventajas de las soluciones digitales frente a los métodos clásicos como Excel y papel, y os damos información sobre usabilidad, riesgos de error, cumplimiento de requisitos legales, almacenamiento de datos y eficiencia. Como quizás habéis leído en nuestra publicación introductoria, el registro del tiempo de trabajo se ha convertido en un requisito legal, y aquí os guiamos hacia la forma más inteligente de abordarlo.
Muchas empresas más pequeñas comienzan con una simple hoja de horas en Excel o incluso formularios en papel para registrar el tiempo de trabajo. Parece inmediatamente fácil y barato: todos conocen Excel, y un trozo de papel no cuesta nada. Pero rápidamente surgen una serie de desafíos:
Entrada manual y errores: Con papel y Excel, todo depende de la entrada humana. Es fácil olvidar incluir todas las horas, escribir incorrectamente o malinterpretar notas manuscritas garabateadas. Un solo error puede significar horas incorrectas, lo que puede crear frustración tanto para el empleado como para la dirección.
Administración que consume mucho tiempo: Cuando utilizáis formularios en papel o hojas de Excel, tenéis que recopilar y verificar manualmente las hojas de horas. Un contable o administrador ocupado puede que tenga que perseguir a los empleados por entradas faltantes y después dedicar tiempo a resumir los datos. No solo consume tiempo, sino que también es trabajo rutinario aburrido que quita el foco de tareas más importantes.
Falta de visión general y documentación: Las pilas de papel pueden perderse o dañarse, y los archivos de Excel pueden sobrescribirse u olvidarse en la bandeja de entrada del correo. Si de repente necesitáis presentar documentación del tiempo de trabajo de los empleados (por ejemplo, durante una auditoría o una consulta de las autoridades), puede ser difícil extraer toda la información rápidamente. El papel y las hojas de cálculo simples tampoco proporcionan una visión general fácil de los patrones en el tiempo de trabajo o violaciones de las normas de tiempo de trabajo: ese tipo de cosas debe calcularse manualmente.
Seguridad y confidencialidad: Con papel y Excel, los datos no están particularmente protegidos. Las hojas de horas físicas pueden desaparecer, y una hoja de Excel que se comparte por correo electrónico puede llegar a destinatarios equivocados. Además, puede ser difícil controlar quién tiene acceso o puede editar una hoja de Excel, lo que puede afectar la integridad de los datos. En resumen, los métodos tradicionales son vulnerables cuando se trata del almacenamiento seguro de vuestros datos.
Por supuesto, el papel y Excel son mejores que no tener registro alguno. Pero estos métodos no cumplen con los requisitos modernos de eficiencia y confiabilidad. A medida que la empresa crece, o simplemente para cumplir con las nuevas normas, experimentaréis que el registro manual del tiempo se convierte en un obstáculo en el día a día.
Una solución digital de registro de tiempo (por ejemplo, una aplicación de registro de tiempo fácil de usar) elimina muchos de los problemas que presentan el papel y Excel. Estas son algunas de las principales ventajas de digitalizarse:
Alta facilidad de uso: Los sistemas digitales están diseñados para hacer que sea lo más fácil posible para los empleados registrar su tiempo. Típicamente se pueden registrar las horas a través de una aplicación móvil o un portal web – rápido y sin complicaciones. Esto significa que todos pueden hacerlo sobre la marcha, ya sea que estén en el campo, en la oficina o trabajando desde casa. Cuando el registro de tiempo es fácil de usar, hay mayor probabilidad de que realmente se haga correctamente y todos los días.
Registro automático y menos errores: Un buen sistema digital registra el tiempo de trabajo de manera objetiva y precisa. Algunas soluciones ofrecen, por ejemplo, horarios de inicio/parada, automatización de descansos o incluso marcaje de entrada y salida basado en ubicación geográfica. Como los cálculos se realizan automáticamente en el sistema, evitáis errores de escritura y horas olvidadas – el sistema incluso puede enviar recordatorios si un empleado olvida reportar su tiempo del día.
Cumplimiento de requisitos legales sin complicaciones: Las soluciones digitales os ayudan a registrar el tiempo de trabajo diario de cada empleado, para que automáticamente cumpláis con los requisitos legales. Los datos son objetivos y confiables, por lo que podéis cumplir con el requisito de un sistema "objetivo, confiable y accesible". Los empleados normalmente pueden ver sus horas registradas por sí mismos, lo que cumple con el requisito de accesibilidad y proporciona transparencia. Si las autoridades o vuestra auditoría pregunta sobre el tiempo de trabajo, podéis con unos pocos clics extraer un informe directamente del sistema en lugar de recopilar documentos manualmente.
Almacenamiento seguro de datos: Con una solución digital, todos los registros se almacenan de forma segura en la nube o en un servidor protegido. Os libráis de papeles que pueden perderse y archivos que pueden corromperse. La mayoría de los sistemas profesionales realizan copias de seguridad periódicas de los datos, por lo que no se pierde nada. Al mismo tiempo, el acceso puede controlarse por usuario, de modo que solo las personas relevantes puedan ver o modificar los datos de tiempo. Esto os da tranquilidad sabiendo que vuestros datos de tiempo de trabajo están almacenados de forma segura.
Eficiencia y visión general: Cuando el registro de tiempo funciona digitalmente, ahorráis tiempo en administración. Ya no necesitáis introducir datos del papel al ordenador o recopilar hojas de horas: todo está centralizado en un lugar. Obtenéis automáticamente una visión general de las horas de los empleados semana a semana y mes a mes. Muchos sistemas digitales ofrecen la posibilidad de generar informes y estadísticas con un clic, para que podáis ver fácilmente, por ejemplo, horas extra, horario flexible o si alguien se acerca al límite máximo de tiempo de trabajo permitido. Esto también facilita la gestión de nóminas y facturación, ya que las horas están calculadas correctamente y a tiempo.
En resumen, con un sistema digital obtenéis una solución que es simple, segura y eficiente, beneficiosa tanto para empleados como para la dirección. Aprovecháis la tecnología para liberaros de tareas triviales y minimizar el riesgo de errores. Una vez que hayáis elegido una solución, también podéis considerar usar métodos modernos de registro de tiempo que automatizan el proceso aún más. Si queréis saber más sobre cómo empezar bien, también hemos creado una guía con los 5 pasos para implementar el registro de tiempo en la empresa.
Resumamos las diferencias entre los tres métodos en los puntos más importantes:
Facilidad de uso: Los formularios en papel requieren que el empleado recuerde rellenar las hojas de horas a mano y entregarlas, lo cual consume tiempo y no es muy intuitivo. Las hojas de Excel son un poco mejores, ya que se pueden completar en el ordenador, pero siguen dependiendo de que se abra el archivo y se introduzca todo manualmente. Una solución digital (por ejemplo, una app de registro de tiempo) es, en cambio, la más fácil de usar: los empleados pueden registrar el tiempo de forma continua a través del teléfono o PC, a menudo con pocos clics e incluso de forma automática, lo que facilita la participación de todos.
Riesgo de errores: Con papel y lápiz, los números pueden leerse mal o sumarse incorrectamente fácilmente, y en Excel una fórmula errónea o un error de tecleo pueden crear datos imprecisos. No hay control integrado, por lo que un error humano puede pasar desapercibido. Los sistemas digitales reducen drásticamente los errores al automatizar los cálculos y validar las entradas (por ejemplo, evitar horarios imposibles). El sistema puede avisar si falta algo o parece incorrecto, de modo que los errores se detectan y corrigen inmediatamente.
Cumplimiento de requisitos legales: El nuevo requisito legal exige un registro fiable del tiempo de trabajo. El papel y Excel cumplen en principio el requisito de registrar las horas, pero hacen más difícil asegurar un registro consistente y confiable cada día. Además, puede ser complicado dar a cada empleado acceso fácil a sus propios registros con estos métodos. Un sistema digital está diseñado para cumplir los requisitos de la ley: cada registro se marca temporalmente de forma objetiva, los datos no se pueden cambiar sin dejar rastro, y los empleados pueden iniciar sesión y ver sus propias horas. Por tanto, tenéis una posición mucho más sólida en cuanto a documentación y supervisión.
Almacenamiento y seguridad de datos: El papel debe guardarse físicamente (con riesgo de incendio, daños por agua o desorden en los archivos), y los archivos de Excel deben ser guardados de forma segura por vosotros mismos (¡recordad hacer copias de seguridad!). Ninguna de las dos opciones es especialmente segura a largo plazo. Las soluciones digitales almacenan todo de forma centralizada y encriptada. Siempre tenéis una copia segura del historial, y no necesitáis preocuparos por si una carpeta desaparece del estante o un archivo se pierde en el ordenador. Los datos están típicamente mejor protegidos contra accidentes y acceso no autorizado en un sistema profesional.
Eficiencia en el día a día: Con soluciones manuales perdéis tiempo recopilando, introduciendo datos y verificando. Excel puede ayudar un poco con la suma automática de números, pero aún requiere muchos pasos manuales y coordinación. Un sistema digital de registro de tiempo os ahorra toda esa administración innecesaria. El gerente o RRHH puede extraer la información que necesitan, cuando la necesitan, sin tener que recopilar primero las piezas. Esto libera tiempo que podéis usar en trabajo más valioso para la empresa.
Como se puede ver, la solución digital gana en todos los frentes cuando se trata del registro de tiempo. Para los empleados, el registro se vuelve más fácil y directo, y para la empresa, los datos se vuelven más fiables y accesibles.
El papel y Excel pueden resolver la tarea en su forma más simple, pero no pueden competir con un sistema digital cuando se consideran los requisitos de precisión, seguridad y eficiencia. Con una solución digital obtenéis una forma preparada para el futuro de manejar el registro de tiempo de trabajo, que tanto ahorra tiempo como da tranquilidad.
¿Estáis listos para probar el registro digital de tiempo en la práctica? Podéis crear vuestra cuenta gratuita en EasyHours.es y ver lo sencillo que es empezar. EasyHours es un sistema digital simple para el registro de tiempo de trabajo, diseñado específicamente para pequeñas empresas. Probad EasyHours gratis durante 30 días y experimentad las ventajas de una solución moderna: vuestros empleados (y vuestro yo futuro) os lo agradecerán.