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Cómo empezar fácilmente con el registro de tiempo de trabajo (5 pasos sencillos)

Por EasyHours | 3 de abril de 2025

Una guía fácil de entender sobre cómo empezar con el registro de tiempo de trabajo en tu empresa

Registro de tiempo de trabajo

Etiquetas: registro de tiempo de trabajo, requisitos legales, normativas ue, tiempo de trabajo, tiempo de descanso, registro de tiempo, legislación española

A partir del 1 de julio de 2024 entra en vigor una nueva legislación de la UE que hace obligatorio el registro sistemático del tiempo de trabajo para todos los empleadores. Esto significa que todas las empresas, grandes y pequeñas, deben registrar el tiempo de trabajo diario de sus empleados. Si diriges una pequeña o mediana empresa, quizás pienses que suena abrumador tener administración adicional. Tranquilo: no tiene por qué ser difícil empezar con el registro de tiempo de trabajo. En esta guía explicamos por qué es importante empezar ahora y mostramos 5 pasos sencillos para implementar el registro de tiempo en tu empresa sin estrés ni jerga jurídica.

Para más información sobre las nuevas normas puedes leer nuestro artículo introductorio sobre el requisito legal, y si tienes preguntas, encontrarás respuestas en nuestro artículo de FAQ. Aquí nos enfocamos en pasos prácticos que te darán tranquilidad y asegurarán que tu empresa cumpla rápidamente con el registro obligatorio de tiempo de trabajo.

Índice de contenidos

¿Por qué es importante empezar ahora?

Empezar rápidamente con el registro de tiempo de trabajo es importante por varias razones. En primer lugar, según la ley, tu empresa debe tener un sistema de registro de tiempo implementado antes del 1 de julio de 2024. Cuanto antes empecéis, más tiempo tendréis para encontrar la solución adecuada y acostumbraros a las nuevas rutinas antes de la fecha límite. En segundo lugar, evitaréis el estrés y el pánico antes de la deadline: al empezar con tiempo suficiente, os aseguráis de que todo funcione y de que cumpláis con las normas, evitando así posibles multas o amonestaciones. Lee más sobre los requisitos legales del registro de tiempo para obtener una visión completa.

Además, un inicio temprano proporciona tranquilidad y control. Podéis implementar el registro de tiempo de trabajo paso a paso y ajustar sobre la marcha, en lugar de lanzaros a ello en el último momento. Finalmente, una buena solución de registro de tiempo también puede aportar beneficios adicionales positivos: mejor control de las horas de trabajo, distribución más justa de las tareas y seguridad de que nadie trabaje demasiado. En resumen, puede beneficiar tanto a la empresa como a los empleados.

A continuación repasamos cinco pasos concretos que os ayudarán a empezar rápida y fácilmente con el registro de tiempo de trabajo en la práctica.

Paso 1: Dominar los nuevos requisitos de tiempo de trabajo

El primer paso es familiarizarte con exactamente lo que requiere la nueva ley. En resumen, la ley significa que el tiempo de trabajo diario de todos los empleados debe registrarse de manera fiable y accesible. Cada día debe registrarse cuántas horas (y minutos) ha trabajado cada persona. No necesitas registrar cuándo durante el día se realizó el trabajo, solo el tiempo total de trabajo diario. Este es un conocimiento importante, ya que hace la tarea más manejable: si un empleado ha trabajado sus 7,5 horas normales, por ejemplo, eso es lo que debe anotarse.

Asegúrate de informarte sobre los detalles del requisito legal: Quién en vuestra empresa está incluido (típicamente todos los empleados, excepto por ejemplo altos directivos y propietarios autónomos), y si hay reglas especiales que debéis considerar en vuestro sector. No necesitas convertirte en experto en derecho, pero obtén una visión general. Nuestro artículo introductorio cubre los puntos principales de la ley en lenguaje sencillo, si quieres tener el panorama completo. Con este conocimiento estarás listo para el siguiente paso.

Paso 2: Elige una solución sencilla para el registro de tiempo

Ahora que conoces los requisitos, debes elegir cómo vais a registrar el tiempo de trabajo. La ley no establece requisitos específicos para el sistema – puede ser desde una simple hoja de Excel o un cuaderno hasta un sistema digital de registro de tiempo. Para una empresa pequeña, sin embargo, es ventajoso elegir una solución digital simple. Una herramienta digital (por ejemplo, una app o sistema online) hace que el registro del tiempo de trabajo sea muy fácil en el día a día y minimiza el riesgo de errores y registros olvidados.

Considera qué os conviene mejor: ¿Debe ser completamente simple, o deseáis funciones adicionales como informes o recordatorios automáticos? Lo más importante es que el sistema sea fácil de usar para ti y tus empleados. En la práctica, esto significa que todos deben poder registrar sus horas fácilmente – preferiblemente en pocos clics. Una app de registro de tiempo dedicada como por ejemplo EasyHours está desarrollada específicamente para hacer el registro de tiempo fácil y cumplir los requisitos legales sin complicaciones. Sin importar lo que elijáis, pensad a largo plazo: elegid un sistema que también podáis usar dentro de un par de años, para no tener que cambiar de nuevo. Recordad también asegurar que el sistema almacene los datos de forma segura (el requisito legal dice que los registros deben guardarse durante varios años), y que cada empleado pueda acceder a sus propios registros. Todo esto lo manejan automáticamente la mayoría de los sistemas modernos de registro de tiempo.

Paso 3: Establece directrices claras internamente

Una vez que hayáis elegido vuestra solución para el registro de tiempo de trabajo, el siguiente paso es crear directrices internas sobre cómo utilizarla. Puede sonar formal, pero se puede mantener muy simple. La idea es simplemente asegurar que todos sepan cómo y cuándo deben registrar su tiempo de trabajo, y qué sucede si se olvidan de hacerlo.

Comenzad estableciendo cómo registráis: ¿Deben los empleados registrar con precisión cada día, o recopiláis semanalmente? (Se recomienda hacerlo al menos semanalmente, para que nadie tenga que intentar recordar las horas de todo un mes de memoria). Si tenéis empleados con horario fijo cada día, podéis considerar permitirles registrar solo las desviaciones – es decir, que un día de trabajo normal no requiere registro activo, pero si se van temprano o trabajan horas extra, entonces registran ese cambio. Esto lo hace especialmente fácil para todas las partes, ya que no necesitan registrar "la misma hora de siempre" cada día.

Anotad también quién tiene la responsabilidad de qué: ¿Debe cada empleado reportar sus propias horas (típicamente sí), y hay una persona – por ejemplo, un administrador o supervisor – que controla continuamente que los registros estén en su lugar? Considerad cómo manejaréis si alguien olvida registrar: quizás un recordatorio amable al principio en lugar de consecuencias severas. El propósito no es castigar, sino conseguir que todos entren en una buena rutina. Aseguraos de escribir estas directrices y compartirlas con el equipo (puede ser un documento breve o un email). Así todos estarán en la misma página, y al mismo tiempo tendréis documentación de que habéis implementado las medidas necesarias (lo cual también es parte del requisito legal).

Paso 4: Informa y capacita a los empleados

Ahora que el sistema y las directrices internas están en su lugar, es necesario involucrar a los empleados. Es crucial conseguir su apoyo desde el principio, ya que el registro de tiempo de trabajo es algo que ellos mismos deben hacer en la práctica diaria. Planifica una breve introducción: explica por qué estáis implementando el registro de tiempo (por ejemplo, "Ahora es un requisito legal, y debe garantizar un buen ambiente laboral y cálculos correctos del tiempo de trabajo, no porque queramos vigilaros"). Es importante comunicar que el propósito es positivo y no una expresión de desconfianza. Cuando los empleados entiendan que el registro de tiempo les beneficia a ellos mismos (por ejemplo, garantiza el pago correcto por horas extras y el cumplimiento de las normas de descanso), estarán más motivados.

Proporciona una demostración práctica del sistema elegido: Muestra cómo registrar el tiempo de trabajo paso a paso. Esto se puede hacer en una reunión conjunta o mediante una pequeña guía. Asegúrate de que todos tengan la oportunidad de probar el sistema, tal vez haz un ejercicio donde todos registren "hoy" juntos, para que estéis seguros de que funciona en todos los teléfonos o ordenadores. También estate preparado para ayudar a aquellos que quizás no sean tan fuertes técnicamente; afortunadamente, la mayoría de las herramientas de registro de tiempo son bastante intuitivas.

También acuerda que al principio haréis un seguimiento frecuente: por ejemplo, después de la primera semana podéis revisar brevemente si todos han registrado su tiempo y si hay preguntas o problemas. La formación inicial y el diálogo crean seguridad. Una vez que los empleados experimenten lo fácil que es registrar el tiempo de trabajo (especialmente con un buen sistema), rápidamente se convertirá en una parte natural de la jornada laboral.

Paso 5: Inicia el registro y haz seguimiento

Ahora estáis listos para empezar en serio. Estableced una fecha de inicio para cuando entre en vigor el registro continuo del tiempo de trabajo, por ejemplo, desde el próximo lunes o el día 1 del mes que viene. Dejad claro que a partir de ese día, todos los empleados relevantes deben comenzar a registrar su tiempo de trabajo según vuestra nueva práctica. Puede ser una buena idea empezar un poco antes de que sea realmente obligatorio por ley, para tener un período de adaptación. De esta manera podréis descubrir y resolver posibles pequeños problemas antes de que realmente entre en vigor.

En las primeras semanas después del inicio debéis hacer seguimiento de forma continua. Vigilad si todos están registrando como deben. Puede ocurrir que alguien se olvide al principio: enviad un recordatorio amable o tened una charla rápida si un empleado se ha olvidado de registrar varios días. A menudo los recordatorios automáticos del sistema también pueden ayudar (si vuestra solución tiene esa función). Utilizad el período de seguimiento para ajustar vuestros procesos: Si descubrís que algo en las directrices no está claro o es poco práctico, adaptadlo. Quizás resulte que el registro semanal os funciona mejor que el diario, o al contrario, que es más fácil hacerlo cada día después del trabajo. No tengáis miedo de ajustar, siempre que os mantengáis dentro del marco legal (recordad, el requisito mínimo es que el tiempo de trabajo de cada día sea registrado, de una forma u otra).

A medida que el registro del tiempo de trabajo funcione, se convertirá en una rutina para todos. Aseguraos de reconocerlo: elogiad, por ejemplo, al equipo por haber adoptado el nuevo proceso. Ahora podéis sentiros seguros de que cumplís con los requisitos legales obligatorios y al mismo tiempo habéis creado transparencia en torno al tiempo de trabajo. Si las autoridades u otros alguna vez preguntan sobre vuestro registro de tiempo, podéis mostrar con confianza que lo tenéis controlado.

Conclusión: Haz que el registro de tiempo de trabajo sea fácil

La implementación del registro de tiempo laboral no tiene por qué ser tan abrumadora como puede parecer a primera vista. Siguiendo estos cinco pasos – entender el requisito, elegir una solución simple, crear directrices claras, involucrar a los empleados y empezar bien – incluso una pequeña empresa puede rápidamente controlar el registro obligatorio del tiempo de trabajo. La clave está en tomarlo paso a paso y elegir una solución que lo haga fácil para todos.

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