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Por EasyHours | 5 de abril de 2025
Una guía práctica sobre los nuevos requisitos de registro de tiempo de trabajo para empresas españolas
Etiquetas: registro de tiempo de trabajo, requisitos legales, pymes, registro de tiempo
El 1 de julio de 2024 entró en vigor una nueva ley que requiere el registro de tiempo de trabajo para todos los empleados en España. Especialmente para las pequeñas y medianas empresas puede parecer abrumador tener que registrar el tiempo de trabajo diariamente de repente. ¿Qué implican los nuevos requisitos de registro de tiempo, y cómo empezar?
No te preocupes: en esta entrada del blog respondemos las preguntas más comunes sobre el registro de tiempo de trabajo en un lenguaje claro y tranquilizador sin jerga jurídica o técnica.
Cubrimos temas como: ¿Quién debe registrar el tiempo? ¿Cómo debe registrarse el tiempo de trabajo? ¿Qué pasa con el trabajo desde casa? ¿Qué es un trabajador con horario flexible? ¿Cómo deben almacenarse los datos? y ¿Qué sistemas se pueden usar? Al final también obtienes un consejo para una solución sencilla que asegura que tu empresa cumpla con todas las normas de tiempo de trabajo sin complicaciones.
En resumen: Todos los empleadores y empleados están sujetos al requisito de registro de tiempo de trabajo. Sin importar si tu empresa es grande o pequeña, y sin importar si los empleados trabajan tiempo completo, tiempo parcial, en trabajos flexibles o por horas, su tiempo de trabajo debe registrarse diariamente. Incluso un empleado que solo trabaja unas pocas horas a la semana debe registrar sus horas.
Solo hay unas pocas excepciones posibles. Los altos directivos (por ejemplo, un director ejecutivo que legalmente no se considera "empleado") pueden quedar fuera del requisito. Además, existe el concepto de "autoorganizadores" – empleados en puestos especiales con un alto grado de autonomía. Estos pueden estar exentos del registro, pero requiere un acuerdo específico (ver más sobre autoorganizadores más abajo). Sin embargo, para la gran mayoría de las empresas esto no será relevante, así que cuenta con que todos los empleados deben registrar su tiempo de trabajo.
La nueva ley requiere que registren el tiempo total de trabajo de cada empleado para cada día. Es decir, el número de horas que cada persona ha trabajado en un día determinado. No necesitan anotar exactamente cuándo durante el día se realizó el trabajo (la hora de entrada y salida no son obligatorias) – solo cuántas horas se trabajaron en total ese día. Si un empleado, por ejemplo, trabaja 7 horas en la oficina y luego 1 hora en casa por la noche, el día debe registrarse como 8 horas en total.
¿Quién realiza el registro y con qué frecuencia? Lo más normal es que el propio empleado registre sus horas, por ejemplo, a través de un sistema de registro de tiempo o una hoja de horas. La ley no especifica con qué frecuencia debe hacerse – puede ser diariamente, semanalmente o después de cada tarea completada, dependiendo de lo que tenga sentido en su empresa. Lo importante es que los registros sean confiables. Se recomienda llevar el tiempo de forma continua (preferiblemente diariamente o cerca), mientras aún está fresco en la memoria, para evitar errores. Como empleador, puede ser una buena idea crear algunas directrices internas simples sobre cómo y cuándo los empleados deben registrar su tiempo de trabajo, para que todos lo hagan correcta y consistentemente.
¿Qué debe registrarse como tiempo de trabajo? Solo debe registrarse el tiempo de trabajo real. Los descansos que son no remunerados (es decir, donde el empleado no recibe salario y no está disponible para trabajar) no deben contabilizarse. Por el contrario, todas las horas de trabajo deben registrarse, incluso si son horas extras sin pago adicional o trabajo realizado en horarios irregulares. El tipo de salario o pago es irrelevante para el registro; lo decisivo es si el tiempo se dedica al trabajo.
¿Se aplica también el requisito al trabajo desde casa? Sí, el trabajo desde casa debe registrarse en igualdad de condiciones que el trabajo en el lugar de trabajo. Si un empleado trabaja desde la oficina en casa un día o dedica un par de horas extra por la noche en casa, esas horas deben añadirse al tiempo total de trabajo de ese día. La nueva ley no distingue entre dónde se realiza el trabajo; lo importante es que todas las horas de trabajo del día se incluyan en el registro.
Vale la pena señalar que las normas sobre tiempo de descanso son algo flexibles en el caso del trabajo ocasional desde casa. Normalmente, la regla de las 11 horas establece que un empleado debe tener 11 horas consecutivas de descanso dentro de cada período de 24 horas. Si un empleado trabaja voluntariamente un poco en casa por la noche (además del horario normal de trabajo), esas horas naturalmente cuentan como trabajo, pero no se considera una violación de las normas de tiempo de descanso, siempre que sea ocasional y organizado por el propio empleado. En otras palabras, no necesitáis preocuparos por infringir la ley de tiempo de descanso si un empleado ocasionalmente elige trabajar más tarde desde casa. Sin embargo, si el trabajo desde casa es una parte fija o sustancial del trabajo, se aplican las normas normales de tiempo de descanso como de costumbre. En cualquier caso, todo el tiempo de trabajo debe registrarse, independientemente de si se realiza en la oficina, en el campo o en casa.
"Autoorganizador" es un concepto de las normas de tiempo de trabajo que abarca ciertos empleados en puestos con un grado muy alto de libertad para organizar su propio trabajo. Un empleado se considera autoorganizador si puede determinar completamente por sí mismo cuándo se realiza el trabajo, o si el tiempo de trabajo no puede medirse o establecerse de antemano debido a la naturaleza del puesto. Típicamente se tratará de muy pocas personas, por ejemplo, algunos altos directivos o especialistas que no tienen una rutina fija o horario de reuniones y que en la práctica disponen de su propio tiempo.
Para que un empleado pueda ser realmente excluido como autoorganizador, debe acordarse y aparecer explícitamente en el contrato de trabajo. Si una persona está clasificada como autoorganizador, significa que puede estar exenta del requisito de registro de tiempo (y normalmente también están exentos de ciertas partes de las normas de tiempo de descanso y del límite de 48 horas). Importante: Los autoorganizadores son la excepción que confirma la regla. La gran mayoría de los empleados no son autoorganizadores. En otras palabras, solo deberíais usar esta excepción en casos muy especiales. Si tenéis dudas sobre si un puesto determinado puede considerarse autoorganizador, debe realizarse una evaluación específica – y como se mencionó, requiere un acuerdo por escrito. Para la mayoría de las empresas, todos los empleados deberán registrar el tiempo de trabajo de manera completamente normal.
¿Durante cuánto tiempo y cómo debemos guardar los registros? Debéis conservar la documentación del tiempo de trabajo registrado durante al menos 5 años. Este requisito significa que las hojas de horas diarias o los datos en vuestro sistema deben poder recuperarse incluso muchos años después. Además, el empleado debe tener acceso a sus propios datos registrados. Tanto los empleados actuales como los anteriores tienen derecho a obtener información sobre cuánto trabajaron en un período determinado, incluso hasta cinco años atrás.
Para el manejo práctico, esto significa que los datos de registro de tiempo deben almacenarse de forma segura y estructurada. Utilicen un sistema o método donde los datos no puedan modificarse a escondidas o perderse. También deben asegurarse de poder entregar o mostrar a un empleado todos sus registros de los últimos 5 años si lo solicita. Si el sistema es muy complicado para extraer datos, puede ser un problema: el acceso del empleado a la información debe ser "accesible" en la práctica.
Recuerden además tratar los registros de forma confidencial, ya que pueden contener información personal sensible sobre el horario laboral de los empleados y posibles ausencias. Cumplan con las directrices generales de datos personales/RGPD, por ejemplo, asegúrense de que solo las personas relevantes tengan acceso a los datos, y eliminen la información cuando expire el período de conservación. Pero como punto de partida: tengan una solución que automáticamente guarde todos los registros de tiempo de trabajo durante un mínimo de cinco años, y haga posible recuperarlos por empleado según sea necesario.
¿Debemos invertir en un sistema digital costoso? No necesariamente: la ley les da libertad de método para elegir un sistema de registro de tiempo, siempre que cumpla con los requisitos de ser "objetivo, confiable y accesible". Esto significa que el sistema debe poder medir el tiempo total de trabajo diario con precisión (objetivo), debe ser posible confiar en los datos (confiable), y tanto el empleador como el empleado deben poder acceder a la información (accesible).
En la práctica, el registro de tiempo puede realizarse de muchas maneras. Puede ser muy simple, por ejemplo, una hoja de papel o una hoja de cálculo donde el empleado anote sus horas. También puede ser un reloj de fichar electrónico, una herramienta de gestión de proyectos con seguimiento de tiempo o una aplicación dedicada de registro de tiempo. No hay requisito de que sea digital: un cuaderno físico o un correo electrónico con las horas del día pueden en principio funcionar. Pero en realidad, una solución digital a menudo será una gran ventaja. Los sistemas digitales pueden asegurar automáticamente que los datos se guarden de forma segura durante 5+ años, pueden proteger contra errores y fraudes (por ejemplo, bloqueando registros anteriores), y facilitan dar a los empleados información sobre sus propias horas.
Sea cual sea vuestra elección, aseguraos de que el sistema se adapte a vuestro día a día. Si tenéis pocos empleados y una operación simple, quizás podáis arreglaros con una simple hoja de cálculo. Si tenéis muchos empleados o horarios de trabajo cambiantes, un sistema digital de registro de tiempo puede ahorraros mucho tiempo y molestias. Considerad también la integración con el sistema de nóminas o los horarios de turnos, si es relevante: algunos sistemas pueden registrar el tiempo de trabajo automáticamente a partir de, por ejemplo, inicios de sesión o tarjetas de acceso, pero no es un requisito.
Consejo: Lo más importante es que vuestra solución cumpla con los requisitos legales. Podéis leer más sobre las ventajas e inconvenientes de diferentes métodos en nuestro artículo sobre las ventajas del registro digital de tiempo. Si necesitáis ayuda para empezar, también podéis seguir la guía con los 5 pasos para implementar el registro de tiempo de trabajo en la empresa.
Implementar el registro de tiempo de trabajo no tiene por qué ser difícil. EasyHours.es es un buen ejemplo de una solución que facilita el cumplimiento de todos los requisitos legales. Con EasyHours, los empleados pueden registrar su tiempo de trabajo rápidamente (también vía móvil), y el sistema se encarga automáticamente de que todos los datos se guarden de forma segura durante 5 años. Al mismo tiempo, tanto la dirección como los empleados tienen siempre acceso a la información necesaria. EasyHours está diseñado específicamente para ser simple, fiable y completamente conforme a la ley, para que podáis enfocaros en vuestro negocio en lugar de en la administración.
¿Te gustaría probarlo en tu empresa? Visita EasyHours.es para leer más y empezar con un período de prueba gratuito. Deja que EasyHours os ayude a hacer el registro de tiempo de trabajo fácil, eficiente y conforme a la normativa, así estaréis por delante de los nuevos requisitos sin trabajo extra innecesario. ✅