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Por EasyHours | 10 de abril de 2025
Una guía para elegir el sistema de registro de tiempo óptimo que se adapte a las necesidades de tu empresa
Etiquetas: sistema de registro de tiempo, registro de horas de trabajo, digitalización, pymes
Elegir el sistema de registro de tiempo adecuado para tu empresa puede ser decisivo tanto para la eficiencia, la satisfacción de los empleados como para el cumplimiento de los requisitos legales. Sin embargo, con las muchas opciones disponibles en el mercado, puede ser difícil navegar y encontrar precisamente la solución que se adapte a vuestras necesidades.
En este artículo te guiamos a través del proceso de elegir el sistema de registro de tiempo óptimo. Analizamos los criterios más importantes que debes considerar, las trampas típicas que debes evitar, y cómo encontrar el equilibrio entre simplicidad y funcionalidad. Ya sea que seáis una pequeña empresa que va a comenzar con el registro de tiempo por primera vez, o una organización más grande que desea actualizar vuestro sistema actual, aquí obtienes consejos concretos para tomar la decisión correcta.
Elegir el sistema de registro de tiempo correcto desde el principio es crucial por varias razones. En primer lugar, el registro de horas de trabajo ya no es una opción, sino un requisito legal: Desde el 1 de julio de 2024, todos los empleadores deben registrar las horas de trabajo de sus empleados. El sistema correcto ayuda a tu empresa a cumplir con la ley sin complicaciones innecesarias, porque garantiza un registro confiable y el almacenamiento de datos.
En segundo lugar, se trata de eficiencia a largo plazo. Si inviertes en un buen sistema ahora, evitas tener que cambiarlo más adelante, un proceso que puede ser costoso y llevar mucho tiempo. Un sistema que funciona bien te da rápidamente una visión general de las horas, facilita el procesamiento de nóminas y libera tiempo para tareas más importantes.
Finalmente, la facilidad de uso es un factor enorme: Si eliges un sistema que tus empleados puedan usar fácilmente (preferiblemente un registro de tiempo sencillo a través de una app o web), aumentas las posibilidades de que todos registren su tiempo correctamente. Esto crea mejores datos y menos frustración. En resumen, la elección correcta desde el principio te da tranquilidad, porque cumples con las normativas y obtienes una solución que funciona en el día a día.
Consejo: Si sois completamente nuevos en el registro digital de tiempo, podéis leer nuestra guía sobre 5 pasos para empezar con el registro de tiempo para obtener un plan de implementación. Aquí obtendréis ayuda para empezar bien con vuestro nuevo sistema.
Cuando tu empresa debe elegir un nuevo sistema de registro de tiempo, hay una serie de criterios importantes a considerar. Aquí repasamos siete puntos centrales que pueden ayudaros a tomar la decisión correcta:
Facilidad de uso: El sistema debe ser fácil de usar para todos los empleados, independientemente de su nivel técnico. Una solución intuitiva con un diseño simple asegura que el registro del tiempo de trabajo se convierta en una parte fácil del día a día y no en una pérdida de tiempo. Piensa si el sistema está disponible en español, si los menús son claros y si es fácil de aprender. Cuanto más fácil de usar, mayor probabilidad de que todos lo usen correctamente cada día.
Precio: Considera tanto el precio de adquisición como los costos continuos. Para una PYME el presupuesto puede ser limitado, por lo que se trata de encontrar una solución que satisfaga vuestras necesidades sin arruinar el banco. Recuerda que la solución más barata no siempre es la mejor: si un sistema barato carece de funciones importantes o es difícil de usar, puede terminar costando más en pérdida de tiempo y frustración. Compara precios de diferentes soluciones y presta atención a si el precio es por usuario, por mes, o posiblemente una licencia única.
Acceso móvil: Hoy en día mucho trabajo se realiza en movimiento o fuera de la oficina. Asegúrate de elegir un sistema con una app para registro de tiempo o un sitio web adaptado para móviles, para que los empleados puedan registrar tiempo desde su smartphone o tablet. El acceso móvil facilita que los empleados "fichen entrada y salida" sin importar si están en la oficina, en casa o visitando clientes. Esto aumenta las posibilidades de que el tiempo se registre en tiempo real y correctamente, en lugar de tener que recordarlo después.
Almacenamiento de datos y seguridad: Un sistema de registro de tiempo debe almacenar vuestros datos de forma segura. Según los requisitos legales, la información sobre horarios de trabajo debe guardarse durante varios años, por lo que el sistema debería poder manejar almacenamiento de datos a largo plazo. Investiga dónde se almacenan los datos (¿es en la nube en un servidor seguro?) y si el proveedor cumple con el RGPD y otros estándares de seguridad. Queréis un sistema confiable que no pierda datos y que proteja la información personal de los empleados.
Informes: Buenas capacidades de generación de informes son imprescindibles. Debéis poder extraer fácilmente informes sobre horarios de trabajo para un período determinado, tanto para verificar el cumplimiento (por ejemplo, el cumplimiento de la regla de 48 horas) como para usar los datos para nóminas, facturación o análisis de productividad. Elegid un sistema donde con pocos clics podáis generar informes claros sobre las horas de los empleados, horas extra, vacaciones, etc. Es una ventaja adicional si podéis personalizar los informes o exportar datos a Excel/PDF según sea necesario.
Soporte y ayuda: La tecnología debe funcionar bien, pero es importante tener ayuda a mano si surgen preguntas o problemas. Comprueba qué soporte se ofrece: ¿Hay soporte en español? ¿Soporte telefónico, chat o email? ¿Qué tan rápido responden? Especialmente al principio, pueden necesitar un poco de ayuda extra para la configuración o el uso del sistema. Un proveedor con buen servicio al cliente puede marcar la diferencia entre que la implementación sea una experiencia positiva. Lee las reseñas de otros clientes sobre la experiencia de soporte.
Integración con otros sistemas: El registro de tiempo rara vez funciona de forma aislada. Puede ahorrarles mucho trabajo manual si el sistema puede integrarse con sus otros sistemas, por ejemplo, sistema de nóminas, sistema contable o herramientas de gestión de proyectos. Con una buena integración, las horas registradas pueden transferirse automáticamente al pago de nóminas o facturación, evitando la doble entrada de datos. Consideren los programas que ya usan en la empresa e investiguen si el sistema de registro de tiempo puede comunicarse con ellos. Esto proporciona un flujo de trabajo más eficiente y menos errores.
Cuando las empresas van a elegir un sistema de registro de tiempo por primera vez, se ven algunos errores típicos que se repiten. Aquí tienes algunas trampas y consejos para evitarlas:
Enfocarse demasiado en el precio: Por supuesto que las finanzas deben cuadrar, pero ten cuidado de solo buscar la solución más barata. Un error típico es elegir un sistema gratuito o muy barato que resulta ser difícil de usar o carece de funciones vitales. La solución es considerar el panorama general: estar dispuesto a pagar por calidad si ahorra tiempo y problemas a largo plazo.
Elegir un sistema demasiado complejo: Algunas empresas terminan con un sistema demasiado avanzado porque piensan "cuantas más funciones, mejor". Pero si el sistema es demasiado amplio, puede resultar intimidante o abrumador para los usuarios. El resultado es que los empleados pueden evitar usar todas esas funciones sofisticadas, o peor aún, evitar el sistema por completo. Evita este error haciendo coincidir la complejidad del sistema con vuestras necesidades reales. A menudo, una solución más simple es lo mejor para empresas más pequeñas (más sobre esto a continuación).
No involucrar a los empleados: Es un gran error tomar la decisión en una oficina cerrada sin input de quienes van a usar el sistema diariamente. Si los empleados sienten que un nuevo sistema se les "impone desde arriba", puede surgir resistencia. Puedes evitar esto involucrando a los empleados temprano en el proceso, por ejemplo, obteniendo feedback sobre la usabilidad durante un período de prueba gratuito. De esta manera obtienes su aceptación y sienten que son dueños de la solución.
Sin período de prueba o test: Comprar a ciegas es arriesgado. Un error típico es implementar un sistema sin haberlo probado adecuadamente primero. Afortunadamente, la mayoría de los proveedores ofrecen una prueba gratuita o demo. ¡Úsala! Deja que algunos empleados prueben el sistema en la práctica durante una o dos semanas. Así descubriréis posibles desafíos antes de haberos comprometido demasiado. El período de prueba también da la oportunidad de ajustar la configuración, crear instrucciones y asegurar que habéis elegido correctamente antes de la inversión final.
Olvidar el futuro: Quizás solo tenéis pocos empleados ahora, pero ¿qué pasa en un par de años? Un error es elegir una solución que no puede escalarse o adaptarse al desarrollo de la empresa. Por tanto, considera también las necesidades futuras: ¿Puede el sistema manejar si dobláis el número de empleados? ¿Se pueden comprar nuevas funciones si las necesidades crecen? Al pensar hacia adelante os aseguráis de que el sistema pueda seguir el ritmo de vuestra empresa y evitáis tener que cambiar de nuevo en poco tiempo.
Al estar atentos a estos puntos, pueden evitar las peores trampas. Se trata de ser realistas, tomarse el tiempo para investigar el mercado e involucrar a quienes van a usar la solución. Así estarán en una posición más sólida en su elección del registro de tiempo desde el principio.
El mercado ofrece desde aplicaciones muy simples hasta sistemas de registro de tiempo muy avanzados. Pero ¿qué tipo se adapta mejor a una empresa pequeña o mediana?
A menudo, las pequeñas empresas obtienen más valor de los sistemas simples. Una solución simple se enfoca en lo esencial: registro fácil del tiempo de trabajo, sin muchas funciones adicionales (y potencialmente confusas). Esto significa típicamente menores costos, implementación más rápida y una experiencia más fácil de usar. Los empleados pueden aprender rápidamente el sistema, y pueden comenzar rápidamente a registrar el tiempo correctamente.
Las soluciones más complejas a menudo se dirigen a grandes empresas con necesidades complejas: pueden incluir desde gestión de proyectos, planificación de turnos, módulos de RRHH, integración con muchos sistemas diferentes, etc. Puede ser tentador elegir una solución "Rolls Royce", pero para una pequeña empresa puede sentirse como matar moscas a cañonazos. Corren el riesgo de pagar por funciones que nunca usarán, y el sistema puede ser más difícil de mantener.
Por eso: sean honestos sobre sus necesidades. Si principalmente necesitan llevar control de horarios de entrada/salida y asegurar que nadie trabaje demasiado, entonces una solución de registro de tiempo fácil probablemente sea suficiente. Siempre pueden actualizar más tarde si surge la necesidad. Empiecen simple: lo más importante es que comiencen con el registro del tiempo de trabajo, cumplan con los requisitos legales y obtengan los beneficios que el registro de tiempo digital ofrece en el día a día.
(Lee nuestro artículo sobre las ventajas de una solución digital para ver qué obtienes concretamente al abandonar el papel y Excel.)
Elegir el sistema de registro de tiempo adecuado requiere un poco de preparación previa, pero se amortiza rápidamente en forma de administración más fácil, empleados más contentos y cumplimiento seguro con la ley laboral. Piensa a largo plazo y encuentra una solución que se adapte a vuestra empresa tanto hoy como mañana. Cuando hayáis considerado criterios como facilidad de uso, precio, acceso móvil, almacenamiento de datos, informes, soporte e integración, así como evitado las trampas típicas, estaréis bien preparados para tomar la decisión correcta.
¿Y ahora qué? Si buscáis un sistema de registro de tiempo simple y eficaz, EasyHours es una opción obvia. EasyHours cumple todos los criterios mencionados de manera fácil de usar y está desarrollado pensando en las necesidades de las PYMES. Inicia tu período de prueba gratuito en EasyHours hoy, y experimenta lo fácil que puede ser llevar el control del tiempo de trabajo: así estaréis rápidamente en marcha y completamente en cumplimiento sin complicaciones. ¡Estamos listos para ayudaros desde el principio!