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Por EasyHours | 5 de abril de 2025
Una guía sobre las consecuencias de la falta de registro de tiempo de trabajo
Etiquetas: registro de tiempo de trabajo, requisitos legales, normativas ue, tiempo de trabajo, tiempo de descanso, registro de tiempo, legislación española
¿Cómo afecta a tu empresa si posponéis o pasáis por alto el requisito del registro de tiempo de trabajo? En esta entrada del blog analizamos las consecuencias – legales, económicas y prácticas – de la falta de registro de tiempo de trabajo. Desde el 1 de julio de 2024, todos los empleadores han tenido que registrar el tiempo de trabajo de sus empleados, y la violación de la ley de tiempo de trabajo puede conllevar desde multas hasta reclamaciones de indemnización. Te lo explicamos todo en un lenguaje tranquilo e informativo sin campañas de miedo, damos ejemplos de posibles escenarios, y te mostramos una solución segura que elimina el riesgo y ahorra tiempo.
El 1 de julio de 2024 entró en vigor una nueva ley sobre registro de tiempo de trabajo en España. Esto significa que todos los empleadores deben tener un sistema objetivo, confiable y accesible para registrar el tiempo de trabajo diario de sus empleados. El propósito de la ley es garantizar el cumplimiento de las normas de ambiente laboral sobre, por ejemplo, períodos de descanso diarios y el límite de 48 horas de la semana laboral, así como crear transparencia sobre el tiempo de trabajo. El requisito se aplica prácticamente a todos los empleados – solo unos pocos empleados de alto nivel con horarios autoorganizados pueden estar exentos, y en ese caso debe constar en el contrato. Para la mayoría de las pequeñas y medianas empresas (PYMES) significa que deben introducir alguna forma de registro de tiempo, si no lo tienen ya. Lee más sobre los requisitos legales específicos para el registro de tiempo de trabajo.
Las autoridades (por ejemplo, la Inspección de Trabajo) supervisan el cumplimiento de las normas. La falta de registro de tiempo en sí misma no tiene una multa específica en el texto legal, pero coloca a la empresa en una posición vulnerable: Sin registro, no tienen documentación de que siguen las normas. En la práctica, esto puede llevar a infringir inadvertidamente las normas de tiempo de trabajo, o a no poder demostrar su inocencia si se les acusa. A continuación, repasamos las diferentes consecuencias de ignorar o posponer el requisito de registro de tiempo.
Si no cumplen con el requisito legal de registro de tiempo de trabajo, puede tener consecuencias jurídicas. La Inspección de Trabajo ya se está enfocando en este nuevo requisito, y un empleador que no pueda documentar el tiempo de trabajo de sus empleados arriesga sanciones. Inicialmente, las autoridades pueden emitir advertencias o requerimientos, por ejemplo, un requerimiento para implementar un sistema dentro de un plazo. Si esto se ignora, o se descubren infracciones directas de las normas de tiempo de trabajo (como las normas de descanso o el límite de 48 horas), la Inspección de Trabajo puede imponer multas. En el peor de los casos, incluso pueden exigir que la empresa detenga temporalmente sus operaciones hasta que se resuelvan los problemas.
Según la legislación de seguridad laboral, la violación de las normas de descanso y tiempo de trabajo puede castigarse con multa y, en casos extremos, prisión (hasta 2 años) por infracciones graves e intencionadas. Debe subrayarse que las penas de prisión son extremadamente raras y solo relevantes en casos muy graves, pero ilustra que el legislador toma en serio esta área. Las multas son un riesgo más inmediato: pueden variar según el alcance de la infracción y el tamaño de la empresa. En casos de violación de las normas de descanso, la Inspección de Trabajo opera con multas estándar, donde el importe base típicamente es de aproximadamente 20.000–45.000 kr. por infracción. Si varios empleados han sido afectados, o hay circunstancias agravantes, el nivel de multa puede escalar aún más, potencialmente alcanzando sumas muy grandes. En casos particularmente graves con muchas infracciones repetidas, las multas totales podrían teóricamente llegar a millones de coronas, aunque esperemos que muy pocas PYMES lleguen cerca de ese nivel.
Otra consecuencia legal es la responsabilidad por daños hacia los empleados. Las normas de ambiente laboral y horarios de trabajo otorgan a los empleados el derecho a compensación si se incumplen las regulaciones. Si un empleado puede demostrar (o simplemente alegar) haber trabajado por encima del límite legal, y ustedes no pueden refutarlo debido a la falta de registro, el tribunal puede otorgar al empleado una compensación. Típicamente, estas compensaciones oscilan entre 25.000–50.000 euros por empleado, dependiendo de la gravedad de la infracción. Un ejemplo: En un caso concreto sobre la regla de 48 horas, un empleador tuvo que pagar 25.000 euros a un empleado que había trabajado demasiadas horas durante un período de 4 meses. Como empleador, se tiene la obligación de asegurar que cada empleado no exceda estos límites, por lo que si ocurre, es el empleador quien responde. Sin un sistema confiable de registro de tiempo, puede ser imposible documentar el cumplimiento de las normas – y entonces se encuentra en una posición legalmente muy débil.
Cuando no se cumple la ley, también impacta en los resultados financieros. Las consecuencias económicas por la falta de registro de tiempo están estrechamente relacionadas con las legales: Las multas de las autoridades y compensaciones/indemnizaciones a empleados deben ser pagadas por la empresa y pueden convertirse en un asunto costoso. Incluso multas menores (por ejemplo, 20-50.000 euros) pueden sentirse para una pequeña empresa, y si varios empleados están afectados, las cantidades pueden dispararse. Además de la multa en sí, vienen los costos potenciales del proceso – tiempo y dinero gastados en manejar requerimientos, demandas o negociaciones con sindicatos. Recursos que podrían haberse usado mejor en el negocio, se atan en su lugar en apagar incendios.
La falta de registro de horarios laborales también puede llevar indirectamente a pérdidas económicas. Si no tienen control de las horas, corren el riesgo de errores en los pagos de salarios – por ejemplo, que se pague muy poco en horas extras (lo que puede llevar a reclamos de pagos atrasados más tarde), o que paguen demasiado porque nadie tiene una visión general. Ambas situaciones son costosas a largo plazo. Además, la ausencia de un buen sistema puede hacer más difícil optimizar los flujos de trabajo y utilizar el tiempo de los empleados de manera eficiente. Sin datos sobre el tiempo de trabajo, la gerencia pierde una base importante para planificar los recursos de manera óptima, lo que puede impactar la productividad.
Por último, no se deben subestimar las consecuencias económicas indirectas como la pérdida de reputación. Si una empresa viola repetidamente las normas de horario laboral o se hace conocida por no cuidar el ambiente de trabajo de sus empleados, puede dañar la marca y hacer más difícil atraer tanto clientes como talento. En sectores con alta cobertura sindical, la falta de registro también puede llevar a más disputas con los sindicatos, lo que a menudo termina en acuerdos costosos o litigios. En general, un "ejercicio de ahorro" al posponer el registro de tiempo puede resultar realmente caro cuando se incluyen todos los costos derivados.
Además del brazo largo de la ley y la economía, hay una serie de consecuencias prácticas por no implementar el registro de tiempo. En primer lugar, se queda sin documentación de los horarios de trabajo de los empleados. Puede sonar abstracto, pero piense en situaciones donde la documentación es crucial: por ejemplo, si un empleado se lesiona en el trabajo. En un caso de accidente laboral puede ser importante poder mostrar cuándo y por cuánto tiempo ha trabajado la persona en cuestión, tanto por las aseguradoras como para determinar si se han cumplido las normas de ambiente laboral (como tiempo de descanso) antes del accidente. Si no tienen registros, están mal posicionados para demostrar que no han presionado al empleado más allá de límites razonables. La documentación deficiente puede así empeorar el resultado del caso para la empresa o retrasar el procesamiento del caso.
Otro problema práctico es que sin un sistema corren el riesgo de desacuerdos internos e incertidumbre. Los empleados pueden tener dudas sobre cómo deben registrar su tiempo, o si siquiera reciben el salario correcto por horas extras. Esto puede crear frustración y desconfianza si no hay líneas claras. Pequeños malentendidos sobre el tiempo de trabajo pueden crecer sin un punto de referencia común. Por ejemplo, un empleado puede creer haber trabajado más de lo acordado, mientras que la dirección tal vez no esté al tanto, sin registro tal situación fácilmente termina en conflicto o insatisfacción que podría haberse evitado.
Además, la falta de registro de tiempo puede generar desafíos operativos en el día a día. La planificación de personal, vacaciones, horas extras, etc., se vuelve más complicada sin un sistema integrado. Se pierde tiempo en tareas manuales porque no tienen una forma automática de recopilar datos. Puede ser tentador continuar "como siempre" y pensar que todo saldrá bien, pero a menudo se termina gastando más tiempo lidiando con hojas de horas, hojas de Excel o racionalización posterior, de lo que tomaría poner en marcha un sistema inteligente. En otras palabras: Sin un sistema de registro de tiempo, corren el riesgo de tener tanto desorden como pérdida de tiempo en la administración, lo cual es un obstáculo práctico para un día de trabajo eficiente.
Veamos algunos escenarios concretos que ilustran las consecuencias de no cumplir con las regulaciones de tiempo de trabajo y el requisito de registro:
Multa y orden de las autoridades: Imaginen que la Inspección de Trabajo viene de visita. No tienen un sistema, y se descubre que varios empleados trabajan sin registrar su tiempo. La autoridad puede, por ejemplo, emitir una orden para implementar inmediatamente el registro de tiempo y al mismo tiempo imponer una multa por violación de las regulaciones de tiempo de trabajo. El nivel de multa depende de las circunstancias, pero incluso una primera infracción menor puede costar, por ejemplo, 20-30.000 euros en multa. Si se corrige rápidamente, tal vez solo reciban una orden y orientación, pero sigue siendo una experiencia estresante y disruptiva que fácilmente podría haberse evitado.
Reclamación de compensación del empleado (regla de 48 horas): Un empleado ha estado ocupado y afirma después de algunos meses que a menudo ha trabajado más de 48 horas por semana en promedio. Como no hay registro sistemático en su empresa, no pueden presentar hojas de horas precisas. El empleado se dirige a su sindicato, que ayuda a presentar una reclamación de compensación por violación de la regla de 48 horas. En tal disputa, el tribunal típicamente tomará la palabra del empleado como válida si la empresa carece de documentación. Esto puede resultar en que tengan que pagar 25.000 euros al empleado en compensación por el período que no pueden documentar. Al mismo tiempo, reciben instrucciones de establecer un sistema para que no se repita. Sin importar qué, 25.000 euros es una cantidad significativa, y el dinero probablemente podría haber financiado un sistema de registro de tiempo muchas veces.
Caso desfavorable en accidente laboral: Un día desafortunado ocurre un accidente laboral en vuestro taller, donde un empleado resulta gravemente herido al final de la tarde. La Inspección de Trabajo y la compañía de seguros investigan el caso. Solicitan documentación del tiempo de trabajo del accidentado hasta el momento del accidente, entre otras cosas para verificar si se cumplió la regla de 11 horas de descanso en las 24 horas anteriores. Como no habéis llevado registro de tiempo de trabajo, no podéis presentar documentación. Posteriormente se descubre que el empleado había trabajado hasta altas horas la noche anterior y llegó temprano de nuevo, posiblemente incumpliendo las normas de tiempo de descanso. La falta de datos hace difícil refutarlo, y puede resultar en una evaluación más severa de vuestra responsabilidad. En el peor de los casos, la compañía de seguros puede reducir la indemnización o la Inspección de Trabajo imponer una multa adicional por incumplimiento de las normas de descanso, además de la triste situación que ya representa. Si hubierais tenido un registro adecuado, podrías haber prevenido la infracción o documentado que efectivamente cumplíais las normas.
Caos administrativo y pérdida de tiempo: En una pequeña empresa ocupada sin registro de tiempo, intentáis mantener el control del tiempo de trabajo mediante confianza y soluciones caseras. Con el tiempo, diferentes empleados tienen diferentes acuerdos: algunos envían las horas por correo, otros las anotan en papel. Cuando una empleada senior se va de vacaciones, descubrís que nadie ha registrado las horas extra que trabajó antes de las vacaciones. Debéis dedicar un día completo a reconstruir su horario revisando calendarios antiguos y notas de proyectos. Al mismo tiempo, otro empleado está descontento porque cree que no ha recibido el pago correcto de horas extra del mes pasado. Todo esto lleva a estrés y trabajo adicional para la dirección. Es un ejemplo de cómo la falta de sistema ahorra tiempo en el momento, pero cuesta tiempo y dolores de cabeza más tarde. Un sistema digital habría proporcionado una visión general común y eliminado estas incertidumbres.
Estos escenarios ilustran que las consecuencias pueden afectar tanto a nivel jurídico, económico como práctico. Afortunadamente, hay mucho que se puede hacer para evitar encontrarse en tales situaciones. La clave es comenzar con el registro de tiempo laboral de manera inteligente, y preferiblemente antes de que surjan problemas.
Lo positivo es que la solución a los desafíos mencionados es directa: establecer un registro de tiempo confiable y una política clara al respecto. Si no están seguros de cómo abordarlo, hay ayuda disponible. Aquí tienen algunos recursos y consejos para empezar bien:
Dominen las normas: Comiencen leyendo sobre lo más importante del requisito legal. Hemos recopilado las preguntas y respuestas típicas en nuestro FAQ sobre registro de tiempo laboral – aquí encontrarán información sobre quién está incluido, qué debe registrarse, y cómo conservar los datos, etc. Vean también nuestra guía sobre registro de tiempo obligatorio para una visión completa. Cuanto mejor entiendan las normas, más seguros podrán navegar en ellas.
Guía para empezar bien: No tiene por qué ser difícil implementar el registro de tiempo. Lean nuestra guía Cómo empezar con el registro de tiempo, que explica paso a paso cómo implementar un sistema en su lugar de trabajo. La guía cubre todo, desde la elección de la solución, la participación de los empleados, hasta cómo crear una política simple de registro de tiempo para la empresa. Con un plan en mano, evitarán sorpresas.
Elijan el sistema correcto: Existen muchas formas de registrar el tiempo, desde hojas de cálculo simples hasta sistemas digitales avanzados. La elección depende de sus necesidades. En el artículo del blog Cómo elegir el sistema de registro de tiempo correcto revisamos las ventajas y desventajas de diferentes soluciones. Consideren factores como la facilidad de uso, la posibilidad de integración con el sistema de nóminas, aplicación móvil para los empleados, etc. Un buen sistema debe hacer que sea fácil para todos registrar el tiempo de manera continua, para que no se convierta en una carga en el día a día.
Involucrar a los empleados: Recuerden informar y formar a sus empleados cuando implementen el registro de tiempo. Dejen claro que el propósito no es control por control, sino que es un requisito legal y una protección de sus derechos (que es lo que realmente es). Mantengan un diálogo sobre cómo el registro de tiempo puede dar a todos una mejor visión general del tiempo de trabajo y asegurar, por ejemplo, el pago correcto de horas extras. Cuando los empleados entienden el propósito y se sienten escuchados, la implementación fluye más fácilmente.
Utilizando los recursos y consejos anteriores, pueden organizar el registro de tiempo relativamente rápido. Muchas empresas ya están en marcha – y cuanto antes se suban al tren, más previenen el riesgo de las consecuencias desafortunadas que describimos anteriormente.
Por último, vale la pena mencionar que no necesitan enfrentar esta tarea solos. EasyHours fue creado precisamente para ayudar a empresas como la suya a navegar de forma segura a través de esta transición. EasyHours.es ofrece una app de registro de tiempo fácil de usar que cumple automáticamente con todos los requisitos legales. Con EasyHours, los empleados pueden registrar fácilmente su tiempo de trabajo a través de computadora o smartphone, y ustedes como empleadores obtienen una visión completa. El sistema incluso envía alertas si alguien está a punto de exceder las reglas de tiempo de descanso o las 48 horas, para que puedan intervenir a tiempo y mantenerse en el lado correcto de la ley – sin estrés y sin tener que supervisar manualmente.
Al elegir una solución como EasyHours, eliminan el riesgo de multas y problemas legales. También ahorran tiempo en la administración: no más entradas manuales en Excel o papeles olvidados. Todo se registra automáticamente y se guarda de forma segura en la nube durante los 5 años requeridos, listo para documentación si alguna vez fuera necesario. Al mismo tiempo, obtienen datos valiosos que pueden usar para optimizar las operaciones y asegurarse de que el tiempo de los empleados se use correctamente. Esto da tranquilidad tanto a la dirección como a los empleados.
Llamada a la acción: ¿Están listos para hacer que el registro de tiempo de trabajo sea fácil y sin preocupaciones? Entonces dejen que EasyHours les ayude a empezar con buen pie. Visiten EasyHours.es para leer más y obtener un período de prueba gratuito. También son bienvenidos a contactarnos para una conversación sin compromiso: estamos listos para asesorarles y asegurar que cumplan de manera segura con la nueva ley de registro de tiempo. Con EasyHours como socio, pueden enfocarse tranquilamente en lo que mejor saben hacer, sabiendo que el tiempo de trabajo se registra correctamente y que cumplen con la ley al pie de la letra. Háganlo fácil para ustedes mismos: ¡y comiencen con EasyHours hoy!